Тайм-менеджмент

Автор: Атаян Мария Самвеловна

Организация: ВЛГУ

Населенный пункт: Владимирская область, г. Владимир

Тайм менеджмент, или умение эффективно распоряжаться своим временем, является одним из самых важных навыков в жизни человека. Навыки тайм менеджмента критично важны для многих сфер жизни.

Если говорить о влиянии тайм-менеджмента на карьеру, то оно велико. На рабочем месте тайм-менеджмент заключается в эффективной организации рабочей нагрузки, обычно с помощью списков дел или плана работы на день/неделю/месяц. Важно знать, как расставлять приоритеты в своих задачах и как и когда делегировать их другим.

Если вы умеете эффективно управлять своим временем, вы сможете быстро выполнять задачи и снизите воздействие стресса.

А если у вас проблемы с навыками управления временем, вы обнаружите, что выполнение задач занимает гораздо больше времени, чем предполагалось. В результате вы можете не уложиться в сроки или вам придется работать сверхурочно, чтобы завершить работу. Качество вашей работы может снизиться, вы можете не выполнять должностные обязанности.

Над принципами организации своей жизни задумывались ещё два тысячелетия назад. Известный древнеримский философ Сенека предлагал вести учет потраченного времени за день и анализировать каждый отрезок по степени наполненности.

В эпоху Возрождения итальянский ученый Альберти вывел несколько правил контроля времени, которые легли в основу современного учения об эффективности:

1. Ежедневно составляй перечень дел и выполняй его.
2. Распределяй дела по убыванию – значимые делай первыми, менее важные – последними.

В нашей стране популярность обрел метод хронометража биолога Любищева. Ученый на протяжении 56 лет ежедневно записывал, сколько времени тратится на работу, фиксировал потери. Каждый месяц составлял сводку и в конце года – отчет. Это позволило с точностью до 10 минут оценивать любую предстоящую работу по времени исполнения, планировать проекты на месяцы и годы вперёд.

Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин, он достаточно условен. Никто не может управлять временем, потому что это физическая величина, нам недоступная. Время просто есть, это невозобновляемый и ограниченный ресурс. Поэтому, по сути, управлять временем — это управлять собой, своим вниманием и сфокусированностью.

Популярные техники тайм-менеджмента.

Методов, техник, приемов эффективной организации личного или рабочего времени придумано немало. Рассмотрим наиболее популярные варианты.

1. Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Его профессиональная деятельность вынуждала постоянно принимать жесткие решения и держать фокус на нескольких задачах одновременно. Чтобы оптимизировать процесс, Эйзенхауэр создал свой метод, простой и понятный, которым сегодня может пользоваться любой желающий. Популяризовал этот инструмент Стивен Кови, описав его в книге «Семь навыков высокоэффективных людей».

Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты и навести порядок в делах. Этот инструмент помогает быстро распределить список дел, даже если их множество. Прописываем список задач, смотрим на него и по каждой отвечаем себе на три вопроса:

• Это важно? Да/Нет
• Это срочно? Да/Нет
• Я единственный, кто может это сделать? Да/Нет

Далее листок бумаги делим на четыре части. Получаем четыре квадрата. В первой ячейке важные и срочные задачи, требующие затраты времени и личного участия. Обычно у таких задач есть дедлайны и последствия в случае невыполнения.

Во вторую ячейку отправятся важные, но несрочные задачи, которые можно решать в комфортном режиме – без спешки и без особых усилий. Эти дела помогают двигаться к долгосрочным целям с самыми ценными результатами. У них может не быть дедлайна или конечного срок.

Третья ячейка – срочные и неважные. Эти задачи требуют траты ресурса, но пользы от них нет. Это чистой воды рутина, не приближающая нас к личным целям. Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер называет это «занятостью». Занятость мешает делать «настоящую работу». Такие задачи лучше делегировать.

Четвертная ячейка – в этом квадрате неважные и несрочные задачи, от которых можно легко отказаться. Они не приносят никакой ценности, их легко можно отложить.

Рейтинг дел готов. Теперь можно распределить их по дням и приступать к последовательному выполнению. Матрица Эйзенхауэра помогает выйти из состояния нерешительности и непонимания, с чего начать, когда дел огромное множество.

1. Метод «1-3–5», или «Правило девяти задач».

Его суть состоит в том, что каждый день нужно выполнять дела разного объема: одно масштабное, три средних, пять мелких. Нагрузка равномерно распределена и нет «хвостов» из маленьких дел. Считается, что 9 – это психологически комфортное число задач, с которым может справиться человек.

1. Метод «Канбан»

Это методика организации работы в командах с помощью визуализации. Весь пул задач делится на 3 группы: надо сделать, в работе, выполнено. Все это визуализируется как 3 столбца с карточками задач. По мере работы карточки перемещаются по столбцам, что дает наглядное представление о прогрессе.

1. Метод трех дел.

Одновременно решать несколько разных задач способны далеко не все. Да и многозадачность не всегда полезна. Поэтому, по этой методике, выбираем из списка дел три наиболее важных и концентрируемся на них. Это помогает сосредоточиться и не распыляться по мелочам.

1. Метод Fresh or Fried.

Название этой техники переводится с английского как «Свежий или жареный». Речь идет о мозге, который с утра, сразу после сна, бодр и свеж, а затем в течение дня он устает. Поэтому рекомендации, здесь следующие:

• все крупные и сложные задачи планировать на первую половину дня;
• список дел на следующий день составлять заранее, с вечера;

1. Метод «Сначала съешьте лягушку»

«Съесть лягушку» — найти самую объемную и значимую задачу из своего списка дел и выполнить её. Такая задача обычно еще и неприятная. Самых крупных и противных лягушек нужно есть первыми и с самого утра. Если задача чересчур масштабная, то нужно разбить ее на маленькие дела и выполнять их по-одному.

1. Правило десяти минут.

Оно заключается в том, что нужно договориться с собой на выполнение необходимого для вас задания на 10 минут.

Как только вы достигнете 10-минутной отметки, вы имеете право позволить себе расслабиться. Однако, согласно исследованиям, начав работу, человек входит в азарт и уже не останавливается, пока не выполнит задачу.

1. Техника Pomodoro.

Эту технику 25 минут придумал итальянский программист Франческо Чирилло. Суть в том, что таймер заводим на 25 минут и концентрируемся на выполнении какого-то дела («съедаем» одну помидорку). По сигналу останавливаемся и отдыхаем 5 минут – смотрим в окно, делаем разминку. Затем работаем 4 промежутка по 25 минут и приступаем к следующей задаче («едим» еще 4 помидорки). После этого продолжительного забега потребуется перерыв побольше – минут 20-25. Такая комбинация помогает успевать больше за меньшее время. При этом его используют и трудоголики: ограничивают себя, чтобы отдыхать.

1. Техника «90 на 30».

Этот метод был изобретен Тони Шварцем – американским журналистом, коучем, владельцем компании The Energy Project. Он уверен, что метод 90/30 – лучший способ организовать свою работу, упорядочить хаос насущных задач.

Суть его заключается в следующем: вы напряжённо работаете 90 минут, потом отдыхаете полчаса, а затем повторяете цикл. При этом первые 90 минут вы отводите под самую важную задачу, которую должны сделать за день, а следующие отрезки посвящаете менее важным делам.

1. Метод временных блоков (Timeboxing).

Принцип метода состоит в том, что для выполнения определенных действий человек закладывает фиксированный промежуток времени, называемый тайм-боксом.

У него могут быть мягкие временные рамки (их можно сдвинуть на 10–20 минут) или жесткие рамки (время закончилось – переключаемся на следующую задачу). Оба типа полезны. Важно помнить о перерывах. Специалисты по тайм-менеджменту советуют следовать такой схеме: 45 минут работы + 15 минут отдыха. А через каждые 90 минут следует брать 20 минут отдыха.

1. Автофокус.

Это техника работы с задачами, предложенная британским специалистом

Марком Форстером. Суть Автофокуса в том, чтобы использовать в своей работе «внутреннее чутье», а не самопринуждение. Полагаясь на интуицию, мы сами решаем, с какого дела начать и сколько времени потратить.

Инструменты тайм-менеджмента.

Все их можно разделить на 3 большие группы:

• контрольные списки. Могут быть в виде простого листка бумаги и карандаша, органайзеров (ежедневники, блокноты, планеры), to-do чек-листов.
• двухмерные графики. Все они построены на известном графике Ганта. Могут создаваться в Excel или Outlook.
• ментальные или интеллектуальные карты (mind maps). Помогают обрабатывать и систематизировать информацию, визуализировать ее. Ментальные карты часто применяют при проведении презентаций или мозговых штурмов, при планировании или принятии решений, при самоанализе или разработке сложных проектов и т. д.

И все же эффективность планирования и использования времени зависит вовсе не от модных программ для планирования времени или цветных канбан-досок. Первостепенное значение имеют самодисциплина, самомотивация, способность к самоорганизации, то есть личные качества человека. Важно признать свою неидеальность, определить время для своей максимальной продуктивности, расставить приоритеты, найти именно те методы и техники, которые подходят вам.

Кроме того, тайм-менеджмент — это навык, которому можно научиться и который можно совершенствовать до бесконечности. Всегда будут зоны для развития, и чем больше будет практики, тем лучше станут навыки тайм-менеджмента.

 

 

 

 

Список литературы:

1. Архангельский, Г. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / Г. Архангельский. - М.: Альпина Паблишер, 2015. - 211 c.

2. Гений, А. Высокоэффективный тайм-менеджмент по Матрице Эйзенхауэра / А. Гений. - М.: АСТ, 2018. - 928 c.

3. Гончарова, С. Тайм-менеджмент для мам. 7 заповедей организованной мамы. Книга-тренинг / С. Гончарова. - М.: Эксмо, 2016. - 62 c.

4.. Дональд, Р. Не делай это. Тайм-менеджмент для творческих людей / Р. Дональд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2016. - 352 c.

5.. Кеннеди, Д. Жесткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль. / Д. Кеннеди. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 199 c.

Опубликовано: 10.01.2023